Hoe organiseer je een corona-proof evenement?

Deze vraag stond centraal tijdens de Kennisbijeenkomst van augustus 2020 die werd georganiseerd aan de vooravond van het eerste Drentse evenement in Corona tijd: het NK Wielrennen. Een fantastisch voorbeeld van wat er allemaal komt kijken bij de organisatie van een groot evenement tijdens de Corona pandemie. Voor de bezoekers van de kennisbijeenkomst was dit een goede aanleiding om vragen te stellen en de mogelijkheden van een eigen event te analyseren.

De belangrijkste ‘les’ uit deze kennisbijeenkomst was waarschijnlijk dat je als organisator vooral moet inschatten of het organiseren van het evenement met alle corona maatregelen nog waarde heeft. Het voorbeeld van het festival met ‘piratenmuziek’ kwam ter spraken tijdens de bijeenkomst. Als je de bezoekers op een stoel moet zetten en ze moet verbieden mee te zingen doet dit dan niet te veel afbreuk aan het hele concept van het festival? Bovendien moet je je als organisator ook afvragen in hoeverre je publiek zich zal houden aan de gestelde maatregelen. In dit geval was de keuze duidelijk: niet doen.

Waarom werd het NK wielrennen dan wel gehouden? Het contrast van 30 tot 40.000 bezoekers langs de kant naar geen publiek had tenslotte niet groter kunnen zijn. Sportieve argumenten en het feit dat het een media evenement was waar dus nog steeds veel mensen van konden genieten was bepalend voor de keuze om het evenement wel door te laten gaan. Al moest de organisatie daarvoor wel een 82 pagina’s tellend protocol voor een veilig evenement overleggen aan de Veiligheidsregio Drenthe. Een grote uitdaging voor de organisator en de vergunning verstrekkers en alle betrokken organisatoren.

De VRD was die avond ook aanwezig in de personen van Harm Lassche en Lineke Bennema om vragen te beantwoorden. Alle activiteiten van Veiligheidsregio Drenthe (VRD) richten zich op het vergroten van de veiligheid van de inwoners en bezoekers van Drenthe. Zo maakt de VRD afspraken over de aanpak van rampen en crises en zorgt voor een goede samenwerking tussen hulpverleningsdiensten, overheden, bedrijven en bewoners. De VRD staat onder aanvoering van de twaalf Drentse burgermeesters en zijn verantwoordelijk voor het gezamenlijk invulling geven aan de landelijke coronamaatregelen. Deze aanpak zorgt er voor dat er lokaal invulling gegeven kan worden aan het uitwerken van de landelijke maatregelen voor Drenthe, zonder dat er binnen Drenthe al te grote verschillen ontstaan. Daarmee zijn zij voor de evenementen organisatoren in Drenthe de belangrijkste partij in deze tijden van crisis.

“De kennisbijeenkomsten van het Kenniscentrum events staan altijd in het teken van een actueel thema. Door de juiste mensen en instanties daarbij uit te nodigen zorgen zij dat de bijeenkomsten voor ons als evenementen organisatoren enorm waardevol zijn. Dat zag je vanavond ook: de corona crisis houdt ons allemaal bezig, maar het raakt onze sector enorm hard. Je wilt weten wat je vooruitzichten zijn en wanneer je weer iets kunt gaan doen. Vanavond kregen we handvaten waar we mee verder kunnen. Wil ik het evenement organiseren met de corona maatregelen van kracht of kies ik liever voor een ander moment. Zodra we die vraag binnen onze commissie hebben beantwoord kunnen we aan de slag met het schrijven van plannen en protocollen. We moeten de draaiboeken klaar hebben voor het moment dat de go er is. Dat heb ik na vanavond echt duidelijk gekregen.”, zo vertelt een deelnemer aan de kennisbijeenkomst na afloop.

Lees hier het gehele verslag van de kennisbijeenkomst.

Bel mij terug over dit onderwerp

De specialist,,

Hans Slender
Advies en onderzoek

Mijn motto: wat goed is voor de sport, is goed voor onze samenleving. Mijn naam is Hans Slender en ik ben van jongs af aan actief in het verenigingsleven.