Naast een evenementenvergunning kunnen meerdere aanvullende vergunningen en ontheffingen verplicht zijn, afhankelijk van de aard en omvang van je evenement. Denk aan een ontheffing voor het schenken van alcohol, een geluidsvergunning, een verkeersontheffing of een omgevingsvergunning voor tijdelijke bouwwerken. Welke combinatie precies van toepassing is, verschilt per gemeente en per situatie. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over aanvullende vergunningen en ontheffingen bij het organiseren van een evenement.
Welke vergunningen zijn aanvullend op een evenementenvergunning het meest gevraagd?
De meest gevraagde aanvullende vergunningen naast een evenementenvergunning zijn een ontheffing voor alcoholschenking op grond van de Alcoholwet, een ontheffing voor geluid of muziek, een verkeersontheffing of een omgevingsvergunning voor tijdelijke constructies. Welke combinatie van toepassing is, hangt af van de locatie, het programma en het verwachte bezoekersaantal.
Voor veel organisatoren is de evenementenvergunning slechts het startpunt. De gemeente verleent die vergunning als algemene toestemming om het evenement te houden, maar afzonderlijke activiteiten of omstandigheden vragen om eigen toestemmingen. Hoe groter en complexer het evenement, hoe meer aanvullende trajecten er naast elkaar lopen. Het is verstandig om vroeg in de planningsfase een volledig vergunningenoverzicht op te stellen, zodat je geen aanvraagdeadlines mist.
Veelvoorkomende aanvullende vergunningen en ontheffingen zijn:
- Ontheffing Alcoholwet (paracommercieel schenken van alcohol)
- Ontheffing geluid of hogere geluidsnormen
- Verkeersontheffing of verkeersbesluit voor afzettingen en omleidingen
- Omgevingsvergunning voor tijdelijke bouwwerken zoals podia of tribunes
- Collectevergunning of standplaatsvergunning voor kraampjes en markten
- Toestemming van het waterschap bij gebruik van water of oevers
Wanneer is een ontheffing van de Drank- en Horecawet verplicht?
Een ontheffing op grond van de Alcoholwet is verplicht zodra je op een evenement alcoholhoudende dranken wilt schenken buiten een vaste horecalocatie met een eigen vergunning. Dit geldt voor tijdelijke bars, festivalterreinen en sportevenementen waarbij alcohol wordt verkocht of verstrekt aan bezoekers.
Vroeger werd dit geregeld via de Drank- en Horecawet, maar sinds 2021 is die vervangen door de Alcoholwet. De kern is onveranderd: wie buiten een vergunde horecalocatie alcohol schenkt, heeft een tijdelijke ontheffing nodig. Die ontheffing vraag je aan bij de burgemeester van de gemeente waar het evenement plaatsvindt.
Let op een aantal praktische aandachtspunten:
- De ontheffing geldt uitsluitend voor zwak-alcoholische dranken zoals bier en wijn, niet voor sterke drank.
- Er moet altijd een leidinggevende aanwezig zijn die voldoet aan de eisen van de Alcoholwet.
- Gemeenten hanteren verschillende aanvraagtermijnen, dus vraag ruim van tevoren aan.
- Sommige gemeenten koppelen de alcoholontheffing aan de evenementenvergunning; controleer dit bij jouw gemeente.
Heb je voor muziek en geluid op een evenement altijd een aparte ontheffing nodig?
Niet altijd, maar in veel gevallen wel. Als de geluidsproductie van jouw evenement de geldende geluidsnormen in het bestemmingsplan of de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) overschrijdt, heb je een aparte ontheffing of maatwerkvoorschrift nodig. Bij kleinschalige evenementen met beperkt geluidsniveau kan de evenementenvergunning zelf voldoende zijn.
De gemeente bepaalt per evenement of de geluidsnormen worden losgelaten of aangepast. Voor festivals, openluchtconcerten en sportevenementen met beschallingsinstallaties is een aparte geluidstoestemming vrijwel altijd vereist. In de aanvraag moet je doorgaans opgeven welke geluidsapparatuur je gebruikt, wat het verwachte geluidsniveau in decibel is en hoe je omgaat met geluidsoverlast voor omwonenden.
Praktische tips voor de geluidsaanvraag:
- Laat een geluidsmeting of geluidsrapport opstellen als de gemeente daarom vraagt.
- Informeer omwonenden proactief; dit versterkt je aanvraag en voorkomt bezwaren.
- Controleer of de gemeente specifieke tijdvensters hanteert waarbinnen muziek is toegestaan.
- Houd rekening met de Wet milieubeheer en lokale APV-bepalingen, die per gemeente kunnen verschillen.
Welke vergunningen zijn nodig als het evenement op of langs de openbare weg plaatsvindt?
Wanneer een evenement plaatsvindt op of langs de openbare weg, heb je naast de evenementenvergunning doorgaans een verkeersbesluit of verkeersontheffing nodig voor het afsluiten van wegen, het instellen van omleidingen of het plaatsen van verkeersregelmaatregelen. Dit wordt aangevraagd bij de gemeente of, bij provinciale wegen, bij de provincie.
Voor wielerrondes, hardloopwedstrijden of straatfeesten is een verkeersbesluit vrijwel altijd verplicht. De gemeente of provincie publiceert dit besluit officieel, waarna bezwaar mogelijk is. Reken op een doorlooptijd van meerdere weken tot soms maanden, zeker als de weg druk bereden is of als er omleidingen nodig zijn die andere gemeenten raken.
Daarnaast kunnen de volgende toestemmingen nodig zijn:
- Ontheffing voor het plaatsen van tijdelijke bebording en hekken op de openbare weg.
- Toestemming van Rijkswaterstaat bij gebruik van rijkswegen of waterwegen.
- Overleg met politie en veiligheidsregio over verkeersregelende maatregelen.
- Standplaatsvergunning voor kramen of voertuigen op de openbare weg.
Moet je voor tijdelijke bouwwerken of podia een omgevingsvergunning aanvragen?
Voor tijdelijke bouwwerken zoals podia, tribunes, tenten of grote partytenten is in veel gevallen een omgevingsvergunning voor de activiteit bouwen vereist. Of dat zo is, hangt af van de afmetingen, de constructie en de duur van de plaatsing. Kleine tenten of eenvoudige overkappingen vallen soms onder vergunningvrij bouwen, maar grotere constructies niet.
De grens ligt in het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl), dat per 2024 geldt onder de Omgevingswet. Daarin zijn categorieën opgenomen waarvoor geen omgevingsvergunning nodig is, maar zodra een podium of tribune een bepaalde hoogte of oppervlakte overschrijdt, of als het bouwwerk langer dan een bepaalde periode blijft staan, is een vergunning verplicht.
Houd bij tijdelijke bouwwerken ook rekening met:
- Een constructieberekening die de veiligheid van het bouwwerk aantoont.
- Keuring door een erkende inspecteur, zeker bij podia en tribunes met publiek.
- Brandveiligheidsvoorschriften voor grote tenten, inclusief vluchtwegen en brandblussers.
- De eis van de gemeente dat bouwplannen worden ingediend vóór een vastgestelde deadline.
Raadpleeg de kennisinformatie over evenementen voor een overzicht van relevante regelgeving rondom bouwwerken bij evenementen.
Waar vraag je al deze vergunningen en ontheffingen aan?
De meeste vergunningen en ontheffingen voor een evenement vraag je aan bij de gemeente waar het evenement plaatsvindt. Dat geldt voor de evenementenvergunning zelf, de alcoholontheffing, de geluidstoestemming en verkeersbesluiten op gemeentelijke wegen. Voor provinciale wegen of waterwegen schakel je de provincie of het waterschap in.
Sommige gemeenten werken met een centraal evenementenloket of een digitaal aanvraagportaal waar je meerdere vergunningen tegelijk kunt indienen. Dat maakt de coördinatie overzichtelijker. Vraag altijd vroeg na bij de betreffende gemeente welke aanvraagdeadlines gelden en of er een pre-overleg mogelijk is. Een vroegtijdig gesprek met de vergunningverlener voorkomt verrassingen en versnelt de procedure.
Een handig vertrekpunt voor de aanvraag:
- Breng alle activiteiten van je evenement in kaart en bepaal per activiteit welke vergunning nodig is.
- Neem contact op met de gemeente voor een intake of pre-overleg.
- Dien aanvragen zo vroeg mogelijk in, bij voorkeur drie tot zes maanden voor het evenement.
- Houd rekening met bezwaartermijnen, zeker bij verkeersbesluiten die gepubliceerd worden.
- Bewaar alle correspondentie en verleende vergunningen overzichtelijk bij elkaar.
Hoe Kenniscentrum Events Drenthe helpt bij vergunningen en ontheffingen voor jouw evenement
Het vergunningenlandschap voor evenementen is complex en verschilt per gemeente. Kenniscentrum Events Drenthe helpt organisatoren in de provincie Drenthe om grip te krijgen op dit proces, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Het Kenniscentrum biedt concrete ondersteuning op het gebied van vergunningen en ontheffingen:
- Persoonlijk advies over welke vergunningen en ontheffingen voor jouw specifieke evenement van toepassing zijn.
- Begeleiding bij aanvragen, zodat documentatie volledig en correct wordt ingediend.
- Verbinding met gemeenten en andere instanties via het netwerk van het Kenniscentrum.
- Praktijkkennis en voorbeelden van vergelijkbare evenementen in Drenthe.
- Ondersteuning bij veiligheidsplanning en het opstellen van risicoanalyses die vergunningverleners vragen.
Kenniscentrum Events Drenthe is een initiatief van vijf partijen en werkt samen met gemeenten, de provincie en maatschappelijke organisaties in de regio. Lees meer over wie achter het Kenniscentrum zitten en wat zij voor jou kunnen betekenen. Wil je direct aan de slag? Neem contact op met Kenniscentrum Events Drenthe voor een vrijblijvend gesprek over jouw evenement en de bijbehorende vergunningstrajecten.
Veelgestelde vragen
Hoe vroeg voor het evenement moet ik beginnen met het aanvragen van vergunningen?
Voor de meeste evenementen is het verstandig om minimaal drie tot zes maanden van tevoren te beginnen met het aanvragen van vergunningen. Houd er rekening mee dat verkeersbesluiten soms nog langer doorlooptijd hebben vanwege de verplichte publicatie en bezwaartermijn van zes weken. Begin dus met een volledig overzicht van benodigde vergunningen zodra de datum en locatie van je evenement vaststaan.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het aanvragen van aanvullende vergunningen voor een evenement?
Een veelgemaakte fout is het onderschatten van het aantal benodigde vergunningen doordat organisatoren zich alleen focussen op de evenementenvergunning zelf. Andere veelvoorkomende fouten zijn het te laat indienen van aanvragen, het aanleveren van onvolledige documentatie (zoals ontbrekende constructieberekeningen of geluidsrapporten) en het niet informeren van omwonenden. Door vroeg een pre-overleg met de gemeente in te plannen, kun je de meeste van deze valkuilen vermijden.
Wat gebeurt er als ik een vergunning ben vergeten aan te vragen en het evenement al gepland staat?
Als je te laat ontdekt dat je een vergunning mist, neem dan zo snel mogelijk contact op met de gemeente en leg de situatie eerlijk voor. In sommige gevallen kan een spoedprocedure worden opgestart, maar dit is niet gegarandeerd en hangt sterk af van het type vergunning en de gemeente. Het risico is dat het evenement (gedeeltelijk) geen doorgang kan vinden of dat je achteraf een boete of last onder dwangsom ontvangt, dus voorkom deze situatie door tijdig een volledig vergunningenoverzicht op te stellen.
Gelden dezelfde vergunningseisen als ik hetzelfde evenement elk jaar opnieuw organiseer?
Ja, in de meeste gevallen moet je vergunningen jaarlijks opnieuw aanvragen, ook als het evenement identiek is aan voorgaande edities. Vergunningen zijn doorgaans niet overdraagbaar naar een volgend jaar en regelgeving kan tussentijds wijzigen, bijvoorbeeld door de invoering van de Omgevingswet in 2024. Wel kan een goede staat van dienst en een bestaande relatie met de gemeente het aanvraagproces in latere jaren versnellen.
Moet ik ook vergunningen regelen als mijn evenement volledig op privéterrein plaatsvindt?
Ook op privéterrein ben je niet automatisch vrijgesteld van vergunningsplichten. De evenementenvergunning is in veel gemeenten ook vereist voor evenementen op privégrond, zeker bij grotere bezoekersaantallen. Daarnaast blijven vergunningen voor alcoholschenking, geluid, tijdelijke bouwwerken en brandveiligheid onverminderd van toepassing, ongeacht of het terrein privé of openbaar is.
Kan een vergunning worden geweigerd of ingetrokken, en wat kan ik dan doen?
Ja, een vergunning kan worden geweigerd als de aanvraag onvolledig is, als er zwaarwegende bezwaren zijn op het gebied van openbare orde, veiligheid of overlast, of als niet aan de wettelijke vereisten wordt voldaan. Als een vergunning wordt geweigerd of ingetrokken, heb je het recht om bezwaar te maken bij de gemeente en daarna eventueel in beroep te gaan bij de rechtbank. Schakel in zo’n geval tijdig een adviseur of juridisch specialist in, en probeer via overleg met de gemeente alsnog tot een oplossing te komen.
Hoe weet ik zeker dat ik aan alle vergunningseisen heb voldaan vlak voor het evenement?
Maak gebruik van een vergunningschecklist waarop je alle aangevraagde en verleende vergunningen bijhoudt, inclusief de bijbehorende voorschriften en deadlines. Controleer vlak voor het evenement of alle vergunde voorwaarden zijn nagekomen, zoals het plaatsen van verplichte bebording, de aanwezigheid van een leidinggevende voor alcoholschenking en de keuring van tijdelijke constructies. Een afstemming met de gemeente of het Kenniscentrum Events Drenthe in de laatste weken voor het evenement geeft extra zekerheid dat je niets over het hoofd hebt gezien.
Gerelateerde artikelen
- Welke rechten en plichten hebben vrijwilligers bij een evenement?
- Wie is er verantwoordelijk voor de veiligheid op een evenement?
- Welke documenten heb je nodig bij een subsidieaanvraag voor een evenement?
- Hoe schrijf je een sterke subsidieaanvraag voor een evenement?
- 6 onderdelen die niet mogen ontbreken in een draaiboek voor een evenement
