Mag je vrijwilligers een kostenvergoeding geven en welke regels gelden daarvoor?

Ja, je mag vrijwilligers een kostenvergoeding geven, en dat is zelfs gebruikelijk bij evenementen en sportverenigingen. De Belastingdienst maakt onderscheid tussen een onkostenvergoeding voor werkelijk gemaakte kosten en een vrijwilligersvergoeding als vaste belastingvrije vergoeding. Zolang je je aan de geldende grenzen houdt, hoef je over deze vergoedingen geen loonheffing af te dragen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over vrijwilligerskostenvergoeding, de regels en de praktische uitvoering.

Hoeveel mag je een vrijwilliger belastingvrij vergoeden?

In 2026 mag je een vrijwilliger belastingvrij maximaal 210 euro per maand en 2.100 euro per jaar vergoeden. Dit zijn de drempelbedragen voor de vrijwilligersvergoeding zoals vastgesteld door de Belastingdienst. Blijf je binnen deze grenzen, dan hoef je geen loonbelasting of sociale premies in te houden of af te dragen.

Deze bedragen gelden als een vaste, onbelaste vergoeding voor de inzet van de vrijwilliger, ongeacht welke specifieke kosten zijn gemaakt. Belangrijk is dat de vrijwilliger de werkzaamheden niet verricht in het kader van een beroep of bedrijf. Doet hij of zij dat wel, dan gelden andere fiscale regels en kan de vergoeding als inkomen worden aangemerkt.

Overschrijd je de maximale bedragen, dan wordt het meerdere in principe gezien als loon. Dat betekent dat je als organisatie loonheffing moet afdragen over het deel boven de drempel. Het is dus verstandig om vooraf goed bij te houden wat je aan welke vrijwilliger uitkeert, zeker als je met meerdere organisaties of evenementen tegelijk werkt.

Wat is het verschil tussen een onkostenvergoeding en een vrijwilligersvergoeding?

Een onkostenvergoeding vergoedt de werkelijk gemaakte kosten van een vrijwilliger, zoals reiskosten, parkeerkosten of aangeschafte materialen. Een vrijwilligersvergoeding is een vaste vergoeding voor de geleverde inzet, los van de werkelijke kosten. Beide kunnen onbelast zijn, maar ze kennen andere voorwaarden en een andere administratieve aanpak.

Bij een onkostenvergoeding is het uitgangspunt dat de vrijwilliger aantoonbaar kosten heeft gemaakt die direct verband houden met de vrijwilligersactiviteit. Denk aan reiskosten op basis van het belastingvrije kilometertarief, of een bonnetje van aangeschafte spullen. De vergoeding mag niet hoger zijn dan de daadwerkelijk gemaakte kosten.

De vrijwilligersvergoeding werkt anders: dit is een forfaitaire vergoeding die je geeft zonder dat de vrijwilliger bonnetjes hoeft te overleggen. Hiervoor gelden de eerder genoemde jaar- en maandbedragen. Combineer je beide vormen, dan telt de vrijwilligersvergoeding mee voor de maximale drempel, maar de werkelijke onkostenvergoeding telt daar in principe niet bij op, mits die aantoonbaar en reëel is.

Welke kosten mogen vrijwilligers declareren bij een evenement?

Vrijwilligers bij een evenement mogen kosten declareren die direct en aantoonbaar verband houden met hun werkzaamheden. Denk aan reiskosten, parkeerkosten, telefoonkosten, aangeschafte materialen en eventuele maaltijdkosten tijdens de uitvoering. Zolang de vergoeding de werkelijke kosten niet overstijgt, is deze belastingvrij.

De meest voorkomende declarabele kosten bij evenementen zijn:

• Reiskosten: per kilometer is een belastingvrij tarief vastgesteld (in 2026 geldt het actuele tarief van de Belastingdienst, controleer dit via de officiële website). Dit geldt voor eigen vervoer; voor openbaar vervoer worden de werkelijke kosten vergoed op basis van een bewijs.
• Parkeerkosten: op basis van een bonnetje of bewijs.
• Materialen en benodigdheden: aangeschaft specifiek voor het evenement, met bewijs van aankoop.
• Communicatiekosten: telefoonkosten die aantoonbaar zijn gemaakt voor het evenement.
• Maaltijdkosten: alleen als de vrijwilliger aantoonbaar buiten zijn of haar gebruikelijke woon- of werkplaats actief is en de maaltijd redelijk en zakelijk van aard is.

Het is verstandig om als organisatie een heldere declaratieprocedure op te stellen. Zo voorkom je discussies achteraf en zorg je dat de administratie klopt als een vergunningverlenende instantie of subsidieverstrekker daarom vraagt. Meer praktische informatie vind je in de toolkit voor evenementenorganisatoren.

Wanneer wordt een vrijwilligersvergoeding toch gezien als loon?

Een vrijwilligersvergoeding wordt als loon beschouwd wanneer de vergoeding de wettelijke drempelbedragen overschrijdt, wanneer de vrijwilliger de werkzaamheden feitelijk als beroep uitoefent, of wanneer de vergoeding zo hoog is dat die niet meer in verhouding staat tot de geleverde inzet. In al deze gevallen moet de organisatie loonheffing afdragen.

De Belastingdienst kijkt niet alleen naar het bedrag, maar ook naar de aard van de werkzaamheden en de relatie tussen organisatie en vrijwilliger. Als iemand structureel, gedurende lange perioden en voor een aanzienlijk bedrag werkzaamheden verricht, kan de fiscus dit als een arbeidsrelatie aanmerken, ook als er formeel geen arbeidscontract is.

Bijzondere aandacht is nodig wanneer een vrijwilliger bij meerdere organisaties actief is. De drempelbedragen gelden per persoon per jaar, ongeacht bij hoeveel organisaties iemand actief is. Het is de verantwoordelijkheid van de vrijwilliger om dit bij te houden, maar als organisatie doe je er verstandig aan om bij inzet navraag te doen.

Hoe regel je de administratie van vrijwilligersvergoedingen correct?

Een correcte administratie van vrijwilligersvergoedingen begint met een heldere registratie van wie welke vergoeding ontvangt, op welke datum en voor welke activiteit. Bewaar alle declaratieformulieren, bonnetjes en uitbetalingsbewijzen. Zo kun je bij een controle aantonen dat je binnen de wettelijke grenzen bent gebleven.

Praktische stappen voor een goede administratie:

1. Stel een declaratieformulier op waarop de vrijwilliger zijn naam, activiteit, datum en de aard van de kosten invult.
2. Bewaar bewijsstukken zoals bonnetjes, kilometeroverzichten en bankafschriften.
3. Registreer uitbetalingen per vrijwilliger zodat je het jaarmaximum kunt bewaken.
4. Leg de afspraken schriftelijk vast in een vrijwilligersovereenkomst of huishoudelijk reglement van de organisatie.
5. Controleer jaarlijks of geen enkele vrijwilliger boven de drempel van 2.100 euro uitkomt.

Een gestructureerde administratie beschermt je organisatie niet alleen fiscaal, maar maakt het ook eenvoudiger om subsidieaanvragen te onderbouwen. Subsidieverstrekkers vragen regelmatig om inzicht in de inzet van vrijwilligers als onderdeel van de verantwoording.

Gelden dezelfde regels voor vrijwilligers bij sportverenigingen en evenementen?

Ja, de fiscale regels voor vrijwilligerskostenvergoeding gelden voor alle non-profitorganisaties, zowel sportverenigingen als evenementenorganisaties. De drempelbedragen, de voorwaarden voor onbelaste vergoeding en de administratieplicht zijn voor beide groepen identiek. Het onderscheid zit niet in de organisatievorm, maar in de aard van de werkzaamheden en de relatie met de vrijwilliger.

In de praktijk zijn er wel nuanceverschillen in hoe de regels uitpakken. Bij een sportvereniging zijn vrijwilligers vaak het hele jaar actief, wat maakt dat het jaarmaximum van 2.100 euro sneller bereikt kan worden bij intensieve inzet. Bij evenementen is de inzet doorgaans geconcentreerd rondom een kortere periode, wat het bewaken van de drempel eenvoudiger maakt.

Daarnaast spelen bij evenementen soms aanvullende vragen rondom veiligheid, vergunningen en subsidies, die indirect van invloed zijn op hoe je vrijwilligersvergoedingen kunt verantwoorden. Een subsidieverstrekker kan bijvoorbeeld vragen om een specificatie van de vrijwilligersinzet als onderdeel van de aanvraag, waarbij de vergoedingen een rol spelen in de totale begroting van het evenement.

Zo helpt Kenniscentrum Events Drenthe bij vragen over vrijwilligersvergoedingen

De regels rondom vrijwilligersvergoeding bij een evenement zijn niet altijd eenvoudig te doorgronden, zeker niet als je ook nog te maken hebt met vergunningstrajecten, subsidieaanvragen en veiligheidsplanning. Kenniscentrum Events Drenthe is het centrale loket voor evenementenorganisatoren in de provincie Drenthe en helpt je concreet verder op dit soort praktische vraagstukken.

Wat Kenniscentrum Events Drenthe voor je kan betekenen:

• Persoonlijk advies over de administratie en vergoedingsstructuur voor jouw vrijwilligers.
• Begeleiding bij subsidieaanvragen, inclusief de verantwoording van vrijwilligersinzet.
• Verbinding met andere organisatoren in Drenthe die vergelijkbare vraagstukken hebben opgelost.
• Praktische kennisdeling via bijeenkomsten, voorbeelden en persoonlijk contact.
• Ondersteuning bij de bredere organisatie van je evenement, van veiligheidsplan tot netwerk.

Heb je vragen over de onbelaste vergoeding voor vrijwilligers bij jouw evenement, of loop je vast op een ander onderdeel van de organisatie? Neem contact op met Kenniscentrum Events Drenthe en krijg advies op maat.

Gerelateerde artikelen

• Welke rechten en plichten hebben vrijwilligers bij een evenement?
• Hoe gebruik je een vrijwilligersplatform effectief voor je evenement?
• Hoe maak je een draaiboek voor een evenement stap voor stap?
• Wanneer moet je een subsidieaanvraag voor een evenement indienen?
• Welke fondsen zijn er specifiek voor maatschappelijke of culturele evenementen?