5 vergunningen die je nodig kunt hebben voor een buitenevenement

Een buitenevenement organiseren is een geweldige manier om mensen samen te brengen, maar het vraagt meer voorbereiding dan veel organisatoren verwachten. Eén van de meest onderschatte onderdelen is het vergunningentraject. Welke vergunningen heb je precies nodig, en waar vraag je ze aan? Dit artikel geeft een helder overzicht van de vijf vergunningen die je bij een buitenevenement kunt tegenkomen, zodat je goed voorbereid aan de slag gaat.

Welke vergunningen heb je nodig voor een buitenevenement?

De vergunningen die je nodig hebt voor een buitenevenement organiseren hangen af van de aard, omvang en locatie van je evenement. Toch zijn er vijf vergunningen die bij de meeste buitenevenementen terugkeren. Door ze vroeg in je planningsproces te identificeren, voorkom je onnodige vertragingen of teleurstellingen vlak voor de eventdatum.

1: Evenementenvergunning van de gemeente

De evenementenvergunning is de meest fundamentele vergunning voor elk buitenevenement. Zonder deze toestemming van de gemeente mag je in de meeste gevallen geen publiek evenement in de openbare ruimte of op gemeentelijk terrein organiseren. De gemeente beoordeelt hierbij onder andere de veiligheid, de impact op de omgeving en de bereikbaarheid van het evenement.

Wat je precies moet aanleveren verschilt per gemeente, maar doorgaans gaat het om een beschrijving van het programma, een plattegrond van het terrein, informatie over het verwachte bezoekersaantal en een veiligheidsplan. In Drenthe heeft elke gemeente haar eigen aanvraagprocedure en formulieren, dus check altijd de website van de betreffende gemeente voor de actuele vereisten.

Houd er rekening mee dat gemeenten een aanvraagtermijn hanteren, die kan variëren van enkele weken tot meerdere maanden voor grotere evenementen. Vraag je evenementenvergunning tijdig aan om te voorkomen dat je aanvraag te laat binnenkomt.

2: Drank- en horecavergunning voor alcoholverstrekking

Wil je tijdens je evenement alcoholische dranken schenken of verkopen? Dan heb je daarvoor een aparte vergunning nodig. De Drank- en Horecawet stelt duidelijke eisen aan wie alcohol mag verstrekken en onder welke omstandigheden. Voor tijdelijke evenementen is er in de meeste gevallen een ontheffing mogelijk op grond van artikel 35 van deze wet.

Deze ontheffing vraag je aan bij de gemeente en is persoonsgebonden: de aanvrager moet aantoonbaar verantwoordelijk zijn voor de alcoholverstrekking tijdens het evenement. De ontheffing geldt maximaal twaalf aaneengesloten dagen per kalenderjaar voor dezelfde locatie. Organiseer je meerdere evenementen per jaar op dezelfde plek, dan moet je dit meewegen in je planning.

Let ook op de regels rondom het schenken aan minderjarigen en de verplichte aanwezigheid van een verantwoordelijke persoon die toezicht houdt op de naleving van de regels. Dit zijn punten waar de gemeente bij de beoordeling op let.

3: Omgevingsvergunning voor tijdelijke bouwwerken

Podia, tribunes, grote tenten en andere tijdelijke constructies vallen onder de categorie tijdelijke bouwwerken. Voor het plaatsen hiervan kan een omgevingsvergunning vereist zijn. Of dat het geval is, hangt af van de afmetingen, de constructie en de locatie van het bouwwerk.

Kleine partytenten of marktkramen vallen doorgaans buiten de vergunningsplicht, maar zodra je werkt met professionele podia of grote overkapte tribunes is een vergunning al snel noodzakelijk. De constructie moet voldoen aan de eisen uit het Bouwbesluit en de leverancier of verhuurder van de constructie kan je doorgaans voorzien van de benodigde technische documentatie.

Vraag bij twijfel altijd vooraf advies aan bij de gemeente of een bouwkundig adviseur. Een constructie die niet is goedgekeurd kan bij een inspectie worden stilgelegd, wat grote gevolgen heeft voor je evenement.

4: Geluidsvergunning of ontheffing geluidsnormen

Muziek, omroepinstallaties en andere geluidsbronnen maken buitenevenementen levendig, maar ze kunnen ook leiden tot overlast voor omwonenden. Gemeenten hanteren geluidsnormen die bepalen hoeveel decibel op welke tijdstippen is toegestaan. Overschrijd je die normen, dan heb je een ontheffing geluidsnormen nodig.

Deze ontheffing is onderdeel van de evenementenvergunning of wordt apart aangevraagd, afhankelijk van de gemeente. In de aanvraag geef je aan welke geluidsbronnen je gebruikt, wat het verwachte geluidsniveau is en welke maatregelen je neemt om overlast te beperken. Denk aan het gebruik van geluidsbegrenzers, het richten van luidsprekers weg van woningen of het instellen van een eindtijd voor versterkte muziek.

Houd bij je planning rekening met de omgeving van je evenementlocatie. Een locatie dicht bij een woonwijk vraagt om andere maatregelen dan een locatie aan de rand van een industrieterrein. Vroegtijdig contact opnemen met de gemeente helpt om realistische verwachtingen te stellen.

5: Natuurvergunning bij evenementen in de natuur

Drenthe staat bekend om zijn prachtige natuur, en het is begrijpelijk dat veel organisatoren hun evenement in dit soort omgevingen willen houden. Maar evenementen in of nabij beschermde natuurgebieden brengen extra verplichtingen met zich mee. In dat geval kan een natuurvergunning op grond van de Wet natuurbescherming vereist zijn.

Deze vergunning is nodig wanneer je evenement mogelijk schadelijke effecten heeft op beschermde soorten of habitattypen in Natura 2000-gebieden. Denk aan verstoring van broedende vogels, schade aan vegetatie of verontreiniging van water. De aanvraag verloopt via de provincie en vraagt om een zorgvuldige onderbouwing van de mogelijke effecten en de maatregelen die je neemt om die te beperken.

Ook buiten formele beschermde gebieden kan een vergunningentraject buitenevenement een natuurtoets vereisen als de locatie ecologisch gevoelig is. Informeer bij de provincie Drenthe of de gemeente of een dergelijke toets voor jouw locatie noodzakelijk is, bij voorkeur ruim voor je de aanvraagprocedure start.

Zo start je op tijd met je vergunningaanvraag

De grootste fout die organisatoren maken is te laat beginnen met het aanvragen van vergunningen. Sommige procedures, zoals de natuurvergunning of de omgevingsvergunning, kunnen maanden in beslag nemen. Een goede vuistregel is om minimaal zes maanden voor je evenement te starten met het in kaart brengen van de benodigde vergunningen, zeker als je voor het eerst een buitenevenement organiseert.

Doorloop bij de voorbereiding de volgende stappen:

• Bepaal de locatie en het karakter van je evenement zo vroeg mogelijk
• Neem contact op met de gemeente om te bespreken welke vergunningen van toepassing zijn
• Vraag bij de provincie na of een natuurtoets of natuurvergunning vereist is
• Stel een tijdlijn op met alle aanvraagdeadlines per vergunning
• Verzamel de benodigde documenten, zoals plattegronden, veiligheidsplannen en technische tekeningen, tijdig
• Raadpleeg de beschikbare kennisinformatie over evenementenorganisatie om goed voorbereid te zijn

Vergeet ook niet dat je voor verschillende vergunningen bij verschillende instanties moet zijn. De evenementenvergunning vraag je aan bij de gemeente, de natuurvergunning bij de provincie en voor specifieke locaties kan het waterschap ook een rol spelen. Door dit overzicht vroeg in kaart te brengen, voorkom je dat één ontbrekende vergunning je hele evenement in gevaar brengt.

Hoe Kenniscentrum Events Drenthe je helpt bij vergunningen voor buitenevenementen

Het vergunningentraject voor een buitenevenement kan overweldigend zijn, zeker als je er voor het eerst mee te maken krijgt. Kenniscentrum Events Drenthe ondersteunt organisatoren in de provincie bij precies dit soort praktische vraagstukken. Het Kenniscentrum is een samenwerking van vijf partijen, waaronder SportDrenthe, en biedt concrete hulp op drie manieren:

• Advies op maat: Het Kenniscentrum denkt met je mee over welke vergunningen voor jouw specifieke evenement en locatie van toepassing zijn, zodat je niets over het hoofd ziet.
• Netwerk en verbinding: Via de netwerkfunctie brengt het Kenniscentrum je in contact met gemeenten, veiligheidspartners en andere evenementenorganisatoren die je verder kunnen helpen.
• Kennis en praktijkvoorbeelden: Het Kenniscentrum verzamelt en deelt kennis over wet- en regelgeving, vergunningsprocedures en trends in de evenementenwereld, via bijeenkomsten, persoonlijk advies en online.

Of je nu een eerste evenement organiseert of vastloopt op een specifiek onderdeel van het vergunningentraject, het Kenniscentrum staat voor je klaar. Lees meer over wie we zijn en wat we doen, of neem direct contact op met ons team voor een vrijblijvend gesprek over jouw evenement in Drenthe.

Gerelateerde artikelen

• Wie bepaalt of een evenement doorgaat bij dreigend gevaarlijk weer?
• Hoe onderbouw je de maatschappelijke waarde van je evenement in een aanvraag?
• Welke vergunningen of ontheffingen kunnen naast een evenementenvergunning nog nodig zijn?
• 6 onderdelen die niet mogen ontbreken in een draaiboek voor een evenement
• 5 veelgemaakte fouten bij het organiseren van je eerste evenement